Когда бизнес растёт, становится всё сложнее контролировать все процессы вручную. Вот тут на помощь приходит автоматизация. CRM-система позволяет настроить автоматические задачи, напоминания и уведомления, чтобы бизнес работал без сбоев и без лишней траты времени. 

Автоматизация задач в CRM — это возможность значительно упростить повседневные процессы, что позволяет менеджерам и руководителям сосредоточиться на более важных и креативных задачах. Например, автоматизация напоминает менеджеру, когда нужно позвонить клиенту, или когда срок оплаты сделки подходит к концу. 

Преимущества автоматизации задач: 

• Экономия времени

• Уменьшение ошибок

• Увеличение конверсии

• Лучшее распределение нагрузки

Настройка автоматизации в CRM не требует особых технических знаний, но важно понимать, какие процессы необходимо автоматизировать. Рассмотрим основные шаги. 

Шаг 1: Определите повторяющиеся процессы
Для начала важно понять, какие процессы в вашей компании повторяются и требуют автоматизации. Например, вы можете настроить автоматическое напоминание для менеджера о необходимости перезвонить клиенту через два дня после отправки предложения. 

Примеры таких процессов:

• Напоминания о просроченных платежах.
• Напоминания для менеджеров о том, что необходимо отправить договор.
• Автоматическое назначение задач менеджерам по каждому новому лиду.
• Уведомления для клиентов о статусе заказа (например, "Ваш заказ принят в работу").

Пример: Создайте шаблон для напоминания клиенту о необходимости подписать договор, который будет отправляться через 3 дня после того, как клиент получит предложение. 

Пример шаблона для задачи:
"Перезвонить клиенту через два дня после встречи. Напомнить о предложении и спросить, есть ли дополнительные вопросы." 

Шаг 3: Настройте автоматические задачи
Теперь, когда у вас есть шаблоны, можно настроить автоматическое создание задач. Это избавит менеджеров от необходимости вручную ставить себе напоминания о следующих шагах. 

Пример: Когда лид переходит на этап "Договор", система автоматически создаёт задачу для менеджера — "Позвонить клиенту через 2 дня после отправки предложения". 

Шаг 4: Используйте напоминания и уведомления
Важной частью автоматизации являются напоминания. Когда задача наступает, CRM автоматически напоминает сотруднику о ней. Например, если клиент ещё не подписал договор, система может автоматически отправить уведомление менеджеру. 

Пример напоминания:
"Задача: Напомнить клиенту о необходимости подписания договора. Дедлайн: через 2 дня." 

Пример: Компания по ремонту квартир

Ситуация до автоматизации:
Менеджеры компании часто забывали отправить клиенту коммерческое предложение после замера. Зачастую клиенты терялись в процессе переговоров, а сроки часто срывались из-за пропущенных звонков. 

После внедрения автоматизации в CRM:

1. Когда клиент оставляет заявку на замер, система автоматически назначает задачу менеджеру на следующий день: "Позвонить клиенту, договориться о замере".

2. После замера система автоматически создаёт задачу для менеджера: "Отправить клиенту предложение через 2 дня". 

3. Если менеджер не выполнил задачу в срок, CRM напоминает о задаче.

4. Когда договор подписан, система автоматически передаёт информацию в отдел монтажников, и сотрудники получают задачу на установку в определённый день.

5. Напоминание клиенту о том, что нужно оставить отзыв через неделю после завершения ремонта.

Итог: за счет автоматизации в процессе продаж компания увеличила свою конверсию на 25% и значительно улучшила общую организацию работы. 

После настройки автоматизации важно следить за результатами, чтобы оценить, насколько эффективно она работает и где ещё можно улучшить процессы. 

Какие отчёты помогут вам анализировать эффективность:

Отчёт по выполнению задач — сколько задач выполнено в срок, а сколько было забыто или просрочено.

Отчёт по конверсии — сколько клиентов прошло через этапы воронки и завершило сделку.

Отчёт по времени на выполнение задач — сколько времени тратит команда на выполнение задач и какие задачи требуют большего времени.

Анализируя эти отчёты, вы сможете выявить узкие места в процессе и настроить автоматизацию для их устранения.

Автоматизация задач и напоминаний в CRM — это не просто удобство, а важный шаг к повышению эффективности бизнеса. Она позволяет устранить многие рутинные задачи, повысить дисциплину в команде и избежать ошибок. 

В следующей главе мы рассмотрим, как с помощью CRM можно оптимизировать аналитическую работу в бизнесе, научимся эффективно отслеживать важные показатели и принимать решения на основе данных.
Готовы узнать, как настраивать отчёты и аналитику?