Ускорение выставления счетов и получения оплаты:

• Проблема без интеграции: Менеджер в CRM закрывает сделку, затем вручную формирует счет в банковской системе или бухгалтерской программе. Отправляет его клиенту. Затем отслеживает оплату, сверяя выписки. Это отнимает время, чревато ошибками и задержками.

• Решение с интеграцией: Сделка в CRM переходит на этап "Ожидание оплаты". CRM, интегрированная с банковскими сервисами или системами онлайн-платежей, автоматически формирует счет, отправляет его клиенту (возможно, даже со ссылкой для онлайн-оплаты) и отслеживает его статус. Как только оплата поступает, статус сделки в CRM автоматически меняется на "Оплачено".

• Сокращение цикла сделки: Деньги поступают быстрее, так как процесс выставления и отслеживания оплаты полностью автоматизирован.

• Минимум ошибок: Исключается ручной ввод данных.

• Повышение лояльности клиента: Клиент получает счет мгновенно, без задержек.

• Прозрачность: Руководитель всегда видит, сколько денег ожидается, сколько поступило, и по каким сделкам.

• Проблема без интеграции: Если требуется оплатить подрядчику или поставщику по закрытой сделке, нужно вручную создавать платежные поручения.

• Решение с интеграцией: На основании данных из закрытой сделки в CRM, система может автоматически формировать проект платежного поручения в вашем онлайн-банкинге, которое остается только подтвердить.

Экономия времени бухгалтерии и менеджеров, снижение количества ошибок.

В каждом бизнесе – от продажи мебели до строительства – огромное количество документов: договоры, акты выполненных работ, коммерческие предложения. Ручная работа с ними – это печать, подписание, сканирование, отправка по почте, хранение в папках. Электронный документооборот (ЭДО), интегрированный с CRM, преображает этот процесс.

Подключение к сервисам ЭДО (например, через ЕЦП - Единую цифровую подпись):

• Проблема без интеграции: Менеджер создает договор в Word, отправляет его юристу, потом распечатывает, ждет подписания у руководителя, сканирует, отправляет клиенту, ждет подписанный скан, архивирует.

• Решение с интеграцией: Вся информация для договора уже есть в CRM. Менеджер нажимает кнопку, и CRM автоматически формирует документ по шаблону. Затем документ мгновенно отправляется клиенту через сервис ЭДО для подписания электронной цифровой подписью. Как только клиент подписывает, документ автоматически возвращается в CRM и прикрепляется к карточке сделки.

• Устранение бумажной волокиты: Отказ от печати, сканирования, физического хранения. Экономия на бумаге и курьерах.

• Сокращение цикла сделки: Договор подписывается за считанные минуты, а не дни.

• Юридическая значимость: Документы, подписанные ЭЦП, имеют полную юридическую силу.

• Мгновенный доступ: Все документы хранятся в карточке сделки в CRM, доступны в любой момент.

• Повышение имиджа: Вы выглядите современной и эффективной компанией.

• Проблема без интеграции: Коммерческие предложения, спецификации, счета – все это часто создается вручную.

• Решение с интеграцией: Настройте шаблоны документов в CRM. Используйте данные из карточки сделки (позиции, цены, условия), чтобы CRM автоматически генерировала готовый документ в формате PDF или Word.

Быстро, без ошибок, всегда по актуальному шаблону.

Мебельный бизнес: Клиент согласовал проект кухни. Менеджер из CRM автоматически генерирует договор и отправляет его на подпись клиенту через ЭДО. В момент подписания CRM ставит задачу производству на запуск заказа и уведомляет бухгалтерию о необходимости выставления счета. Когда счет оплачен, автоматически создается акт приемки-передачи, который также отправляется на подпись через ЭДО.

Строительный бизнес: После согласования сметы, CRM генерирует договор подряда и отправляет его клиенту для подписания ЭЦП. Поэтапная оплата отслеживается автоматически, и по факту поступления средств CRM создает акты выполненных работ, которые также подписываются электронно.

Охранные системы: Менеджер закрывает сделку по установке системы видеонаблюдения. CRM автоматически формирует акт о выполненных работах и акт приемки-передачи, отправляя их клиенту для электронной подписи. После подписания, данные о клиенте и оборудовании автоматически переносятся в систему сервисного обслуживания, и создается договор на абонентское обслуживание.

Вопросы для размышлений

1. Какие из ваших текущих финансовых операций или процессов работы с документами отнимают больше всего времени?
2. Каким образом интеграция CRM с вашим банком или системой ЭДО могла бы ускорить получение оплат или подписание договоров?
3. Какие риски вы видите в переходе на электронный документооборот, и как CRM может помочь их минимизировать?
4. Какие автоматические действия вы бы хотели настроить в CRM после получения оплаты или подписания документа?
5. Насколько быстро вы могли бы масштабировать ваш бизнес, если бы все финансовые и документальные процессы были автоматизированы?